초보자를 위한 Zapier 자동화 예시 모음

업무나 일상에서 반복되는 작업은 생각보다 많은 시간을 빼앗습니다. 이메일 확인, 파일 저장, 데이터 정리, 알림 설정 등은 그 자체로는 단순하지만 매일 하다 보면 상당한 리소스를 소모하게 됩니다. 이럴 때 유용하게 사용할 수 있는 도구가 바로 Zapier입니다.

Zapier는 전 세계 수천 개의 앱을 연결하여, 사용자가 지정한 조건에 따라 자동으로 작업을 실행해주는 무코드(No-code) 자동화 플랫폼입니다. 기술 지식이 없어도 누구나 몇 번의 클릭만으로 자동화 워크플로우(Zap)를 설정할 수 있어, 초보자에게도 매우 친화적입니다.

이번 글에서는 처음 Zapier를 사용하는 사람도 바로 적용할 수 있는 실전 중심 자동화 예시를 소개합니다.

1. 구글 폼 응답을 자동으로 구글 시트에 정리

구글 폼을 통해 받는 설문, 신청서, 피드백 등을 수동으로 시트에 옮기는 작업은 비효율적입니다. Zapier를 사용하면 폼 제출 즉시 해당 데이터를 원하는 형식으로 구글 시트에 자동으로 저장할 수 있습니다.

활용 사례:

• 고객 문의 내역 실시간 시트 업데이트
• 사내 교육 신청자 자동 명단 관리
• 제품 피드백 수집 및 통계용 데이터 정리

2. Gmail → Slack 자동 알림 전송

중요한 이메일을 실시간으로 확인해야 한다면 Gmail과 Slack을 연결하여 특정 조건에 맞는 메일이 오면 자동으로 슬랙 메시지를 보내도록 설정할 수 있습니다. 팀 커뮤니케이션 속도도 높아집니다.

활용 사례:

• 특정 도메인(예: 고객사 이메일)에서 메일 수신 시 슬랙 알림
• “긴급”, “계약”, “입금” 등의 키워드 포함 메일 자동 필터링
• 팀원 전체가 확인해야 할 이메일 내용 실시간 공유

3. 새 블로그 글 자동 소셜미디어 게시

워드프레스나 노션에서 새 게시물이 발행될 때마다 페이스북, 트위터, 링크드인 등 다양한 플랫폼에 동시에 공유할 수 있습니다. Zapier는 RSS 피드나 API를 통해 이 과정을 자동화해줍니다.

활용 사례:

• 블로그 글 → 트위터에 제목과 링크 자동 게시
• 유튜브 영상 업로드 → 텔레그램 채널 자동 공유
• 뉴스레터 발행 → 링크드인 자동 요약 게시

4. 구글 캘린더 일정 → Trello 카드 자동 생성

일정이 많을수록 무엇을 해야 할지 놓치기 쉽습니다. 캘린더에 입력된 회의나 일정 정보를 기반으로 Trello, Notion, Todoist 등에 자동으로 할 일 카드를 만들 수 있습니다.

활용 사례:

• 회의 일정이 잡히면 준비해야 할 작업 자동 생성
• 정기 미팅 일자별 체크리스트 자동 작성
• 고객 미팅 일정 → 리마인더용 할 일 자동 등록

5. 신규 고객 정보 자동 CRM 등록

홈페이지 신청서, 결제 시스템, 이메일 구독 등 다양한 채널에서 고객 데이터가 들어옵니다. 이 데이터를 CRM, 마케팅 플랫폼, 시트 등에 수동으로 입력하는 대신 Zapier로 자동화할 수 있습니다.

활용 사례:

• 구매 완료 시 고객 정보를 HubSpot에 자동 등록
• 신규 가입자 정보를 Mailchimp 이메일 리스트에 추가
• Stripe 결제 데이터 → Airtable 고객 DB에 저장

6. 클라우드 저장소 간 파일 자동 복사

Dropbox, Google Drive, OneDrive 등 여러 클라우드 서비스를 함께 사용할 경우, 파일 이동과 백업이 번거로울 수 있습니다. Zapier로 저장소 간 파일을 자동 동기화하면 관리가 훨씬 수월해집니다.

활용 사례:

• Dropbox에 새 파일 추가 시 Google Drive에도 자동 복사
• 특정 폴더에 파일 추가 시 팀원에게 자동 알림 전송
• 매월 말 회계 문서 자동 정리 및 백업

자동화 시작 전 확인할 점

• 자동화의 목적과 흐름을 명확히 정의하세요. 트리거(시작 조건)와 액션(실행 작업)이 구체적일수록 오류 없이 작동합니다.
• Zapier의 무료 플랜은 한정된 작업 수(작업당 개수 제한)가 있습니다. 테스트 후 플랜 업그레이드가 필요할 수 있습니다.
• 개인정보나 민감한 정보가 오가는 경우에는 암호화 또는 접근 제한 설정을 확인하세요.
• 처음에는 간단한 워크플로우부터 시작해 점차 확장하는 것이 좋습니다.

결론

Zapier는 초보자도 쉽게 사용할 수 있는 강력한 자동화 도구입니다. 위에서 소개한 예시들은 단지 시작일 뿐이며, 일상과 업무에서 반복되는 거의 모든 작업을 자동화할 수 있는 무한한 가능성을 가지고 있습니다.

오늘부터라도 하루 한 가지 반복 작업을 Zapier로 자동화해 보세요. 매일 10분씩 절약하는 것이 쌓이면, 결국 당신의 시간과 에너지를 지켜주는 커다란 자산이 될 것입니다.