AI 이메일 요약 및 회의록 자동 작성 실전 활용법

업무 시간의 상당 부분을 차지하는 활동 중 하나가 바로 이메일 확인과 회의록 작성입니다. 그러나 이 두 작업은 반복적이고 시간이 많이 소요되며, 중요한 핵심을 놓치기 쉽습니다. 이러한 문제를 해결해주는 도구가 바로 AI 기반 요약 및 회의록 자동화 툴입니다.

이 글에서는 대표적인 AI 요약 툴과 회의록 작성 도구를 소개하고, 실제 업무에 어떻게 적용할 수 있는지 실전 예시와 함께 정리합니다.

1. 이메일 요약을 위한 ChatGPT 활용법

ChatGPT는 단순한 대화형 AI를 넘어, 이메일 내용 요약에도 매우 효과적으로 사용할 수 있습니다. 장문의 메일을 복사해 붙여넣고 "중요한 내용만 요약해줘"라고 입력하면 핵심만 추려서 요약해줍니다.

활용 예시:

• 고객 응대 메일 요약 후 CRM에 기록
• 협업 요청 메일의 요구사항만 빠르게 파악
• 영문 이메일을 한국어로 번역 요약

프롬프트 예시:

다음 메일 내용을 요약해줘. 중요한 날짜, 담당자, 요청사항을 중심으로 정리해줘.

2. Gmail + Zapier + ChatGPT API 자동화

보다 자동화된 방식으로 이메일을 요약하고 싶다면, Gmail → Zapier → ChatGPT API를 연결하는 워크플로우를 구성할 수 있습니다.

실전 구성 예시:

1. Gmail에서 특정 조건의 이메일 수신을 트리거로 설정
2. Zapier에서 본문 텍스트를 추출
3. ChatGPT API에 본문을 전달해 요약 요청
4. 요약 결과를 슬랙이나 이메일로 재전송

이렇게 구성하면 중요한 메일만 자동 요약해주는 알림 시스템을 만들 수 있습니다.

3. 회의록 자동 작성을 위한 Otter.ai

회의 중 메모를 하다 보면 말의 흐름을 놓치기 쉽습니다. Otter.ai는 Zoom, Google Meet, Microsoft Teams 등과 연동되어 실시간으로 회의 음성을 텍스트로 전환하고, 자동으로 요약까지 제공하는 도구입니다.

주요 기능:

• 실시간 음성 → 텍스트 변환
• 참석자 인식 및 발언자 구분
• 중요 키워드 자동 추출
• 요약본 자동 생성

Otter는 회의가 끝난 직후, 이메일로 회의록 요약을 발송하거나 Notion, Google Docs 등에 자동으로 정리할 수도 있습니다.

4. ChatGPT로 회의 녹취록 요약하기

이미 회의 녹취록이 있는 경우, ChatGPT에 전체 텍스트를 입력하고 요약 요청을 하면 회의 주제별 핵심 정리본을 만들어줍니다.

활용 예시:

• 회의 내용을 항목별로 정리 (안건/결정사항/추후 과제 등)
• 참석자별 발언 요약
• 다국어 회의록 번역 및 요약

프롬프트 예시:

아래 회의록을 요약해줘. 결정사항과 추후 조치사항을 구분해서 정리해줘.

5. 자동화 팁 및 주의사항

• 자동화에 사용할 메일이나 음성 데이터는 민감한 정보가 포함될 수 있으므로, 보안 정책을 반드시 확인하세요.
• 회의 참석자에게 AI 녹음 및 요약 도구 사용 여부를 미리 고지하는 것이 좋습니다.
• 초기에는 수동 요약 결과와 비교하여 정확도를 확인하고 조정하세요.
• 요약 템플릿을 만들어 정형화된 형식으로 저장하면 더 효율적입니다.

결론

AI는 이메일과 회의록 같은 반복적이고 시간 소모적인 작업을 빠르게 처리해줍니다. 특히 ChatGPT와 Otter.ai를 함께 활용하면 요약, 기록, 전달 과정을 모두 자동화할 수 있어 업무 효율이 크게 향상됩니다.

이제 수동 정리에 시간을 허비하지 마세요. 오늘부터 AI에게 맡기고, 더 중요한 일에 집중해보시기 바랍니다.