매주 반복되는 회의. 중요한 내용은 많지만 정리할 시간은 부족합니다. 회의록 작성은 여전히 많은 직장인들이 가장 번거롭고 어려워하는 업무 중 하나입니다. 특히 회의 중 필기를 놓치면, 나중에 회의 내용을 다시 정리하는 데만 몇 시간이 걸리기도 하죠.
이러한 업무를 단순화하고 시간을 절약할 수 있는 방법이 있습니다. 바로 ChatGPT와 같은 생성형 AI를 활용하는 것입니다. 이번 글에서는 회의 후 내용을 어떻게 ChatGPT로 정리할 수 있는지, 그리고 더 효율적으로 활용하는 팁까지 단계별로 알려드립니다.
1. ChatGPT를 회의록 정리에 활용해야 하는 이유
AI를 활용하면 단순한 기록이 아닌, 핵심 내용 중심의 요약, 참석자별 액션 아이템 정리, 의사 결정 사항 도출까지 자동화할 수 있습니다. 특히 다음과 같은 장점이 있습니다.
- 회의 내용 정리 시간 최소 70% 절감
- 중요 키워드 중심 요약으로 실무 반영 용이
- 표준화된 포맷으로 보고서 작성 가능
- 비즈니스 문장톤 자동 적용
단순한 메모 수준이 아닌, 보고서로 바로 사용할 수 있는 문서가 완성된다는 점에서 업무 효율을 크게 높일 수 있습니다.
2. 회의 내용을 AI에 전달하는 방법
회의가 끝난 후, AI가 이해할 수 있도록 내용을 텍스트로 정리해 주는 과정이 필요합니다. 텍스트 입력 방식에는 3가지가 있습니다.
- 음성 녹취 후 텍스트 변환: Otter, Notta 등 음성 인식 툴로 회의 내용을 자동 텍스트화
- 요점 메모 입력: 참석자가 직접 간략히 메모한 내용을 정리하여 ChatGPT에 입력
- 비정형 대화 요약: 팀 회의에서 나온 발언들을 목록 형태로 나열
가장 효과적인 방법은 ‘요점 정리된 텍스트’를 기반으로 AI에 요약 요청을 하는 것입니다.
3. 실전 프롬프트 예시
아래는 실제로 ChatGPT에게 회의록 작성을 요청할 때 사용할 수 있는 프롬프트 예시입니다.
"다음은 팀 회의의 요약 메모입니다. 이 내용을 바탕으로 간결한 회의록을 작성해줘.
형식은 [회의 개요] - [참석자] - [논의 내용] - [결정사항] - [액션 아이템] 순서로 해줘.
문장은 자연스럽고, 비즈니스 스타일로 작성해줘."
[회의 메모]
- 회의일시: 2025년 4월 3일 오전 10시
- 참석자: 김대리, 박과장, 이차장
- 논의사항: 2분기 마케팅 예산안 조정 / 온라인 캠페인 반응 저조 / 예산 재분배 필요
- 결정: SNS 광고 예산 20% 삭감, 콘텐츠 제작 예산 10% 증액
- 실행계획: 김대리가 예산안 수정안 재작성 후 다음 회의에 공유
이 프롬프트를 입력하면 ChatGPT는 실제 보고서 수준의 회의록을 작성해 주며, 이후 복사하여 이메일 또는 문서 파일로 정리할 수 있습니다.
4. 회의록 자동화 루틴 예시
실무에 적용 가능한 ChatGPT 회의록 자동화 루틴은 다음과 같습니다.
- 1단계: 회의 전 주요 항목 미리 준비 (의제, 참석자 등)
- 2단계: 회의 중 녹음 or 간단한 메모 작성
- 3단계: 회의 후 ChatGPT 프롬프트 입력
- 4단계: 결과 회의록 검토 및 보완
- 5단계: 사내 시스템 또는 이메일로 공유
이 루틴을 정착시키면 누구든지 보고서 수준의 회의록을 쉽게 관리할 수 있습니다.
5. 주의사항 및 보안 관련 고려사항
업무에 AI를 도입할 때는 다음 사항을 반드시 고려해야 합니다.
- 사내 기밀이나 민감한 정보는 외부 AI 플랫폼에 직접 입력하지 않기
- ChatGPT Enterprise 버전 또는 사내 구축형 AI 사용 권장
- AI 결과물은 최종 검토 후 사용
특히 회의 내용 중 보안 이슈가 포함된 경우에는 요약본만 AI에 전달하고, 민감 내용은 직접 정리하는 것이 안전합니다.
6. 결론
회의록 작성을 AI에 맡긴다는 것은 단순한 편의성 그 이상입니다. 반복적이고 비생산적인 업무에 소비하던 시간을 줄이고, 핵심 업무에 더 집중할 수 있는 환경을 만들어주는 전략입니다.
ChatGPT를 잘 활용하면, 더 짧은 시간에 더 깔끔하고 전문적인 회의록을 만들 수 있습니다. 오늘부터 AI와 함께하는 스마트한 회의 문화, 직접 시작해 보세요.